La ofimática es aquel conjunto de herramientas, técnicas y aplicaciones que se utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y automatizar las tareas referentes a la oficina. Es decir que la ofimática alude a los métodos que se emplean para todo lo relacionado a las actividades de la oficina que logran el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y visuales.
En la medida que la mayoría de los trabajos que se realizan en las sociedades occidentales se organizan en forma de oficinas, todo un edificio teórico se ha organizado para poder optimizar los tiempos y la distribución de tareas dentro de ese espacio: la esencia está en la utilización de procesos informáticos, haciendo al concepto un acrónimo compuesto por ambas palabras: ‘ofi’ (oficina) – ‘mática’ (informática).
¿Para qué sirve?
El proceso de ofimática se basa en la creación, manipulación, transmisión y almacenamiento de la información necesaria en la oficina.
Es sabido que en la actualidad lo más útil a esos efectos es utilizar redes informáticas, que necesitan tanto una estructura de software (redes internas, programas para la comunicación entre diferentes partes de la oficina) como una de hardware (computadoras, impresoras, escáneres conectados media una red de área local, teléfonos y equipos de fax).
La comunicación por la vía informática permite compartir en forma mucho más veloz y eficiente lo que antes estaba completamente mediado por la habilidad manual, transformándose a partir de la generalización de las computadoras en una cuestión de segundos.
Historia de ofimática
La ofimática se desarrolló fundamentalmente a partir de los años setenta, en los que la oficina se comenzó a comprender como un espacio del que sus condiciones determinaban en gran medida el producto del trabajo.
El reemplazo de las máquinas de escribir por las herramientas de procesamiento de texto, además de ahorrar una gran cantidad de espacio, fue haciendo que todo proceso que involucrara la escritura se volviera mucho más eficiente.
En el mismo sentido, muchas actividades que antes se realizaban en forma manual, comenzaron a automatizarse dependiendo cada vez en menor medida de la acción humana.
Actualmente, las organizaciones toman como indispensable la existencia de mecanismos automatizados y eficientes de comunicación. El intercambio de información, la gestión de documentos administrativos, el tratamiento de datos numéricos y la planificación de reuniones así como la administración de los cronogramas de trabajo parece imposible de realizarse en ausencia de los procedimientos informáticos de oficina, lo que se pone de manifiesto muchas veces cuando en las empresas se producen problemas de acceso a la electricidad o a Internet: es tal la dependencia, que en ausencia de esos servicios la actividad se paraliza por completo.
Paquetes de ofimática
Existe una gran cantidad de paquetes de ofimática, también denominados Suites que habitualmente son realizados por los mismos desarrolladores de los sistemas operativos.
Actualmente la mayoría de las organizaciones utiliza el sistema de Microsoft Office, pero algunos otros desarrollos se destacan por cumplir alguna función de la que Office no se encarga con éxito: OpenOffice, Sun StarOffice, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect o AppleWorks, estas últimas relativas a sistemas operativos alternativos a Windows.
¿Qué es un procesador de texto?
El procesador de texto es un tipo de programa o aplicación informática cuya función principal es la de crear o modificar documentos de texto, escritos en computadora.
Podría decirse que un procesador de texto es la versión moderna de una máquina de escribir, con muchas más funciones y versatilidad. En un procesador de texto se puede trabajar con distintos tipos de letra (fuentes) así como tamaños, colores, formatos de texto, efectos, insertar imágenes, tablas, etcétera.
Los textos que se procesan en dichos programas se almacenan en la computadora como un archivo de texto que usualmente se llaman documentos. También permite guardarlos en otros medios, como por ejemplo un pendrive. A su vez, el programa te permite imprimir directamente los archivos.
Otra función importante que poseen estos procesadores es la posibilidad de la corrección ortográfica y gramatical, además de poseer diccionarios que facilitan la tarea de quien escribe.
Un poco de historia
Estos programas fueron de los primeros que se crearon cuando se introdujeron las computadores personales en el mercado. En los comienzos sólo permitían el ingreso de texto, sin imágenes ni efectos, y fueron evolucionando con los años. Estos programas se desarrollaron ante necesidades matemáticas más que informáticas.
En 1964 IBM creó la primera máquina de escribir magnética que permitió la corrección del texto sin necesidad de volver a escribir todo a máquina. IBM vendió su invento como “máquina de procesamiento de textos”, de allí el nombre que hoy en día se conocen a estas aplicaciones.
En 1970 IMB también creó los disquetes que marcaron un antes y un después en la computación. Estos disquetes podían almacenar mayor cantidad de páginas de texto (hasta 100) que antiguamente.
Ventajas de un procesador de textos
- En primer lugar, con un procesador de texto podemos editar un texto, elegir la tipografía, el tamaño de letra, herramientas de resaltado (negrita por ejemplo), entre otras posibilidades que dan al texto agilidad.
- También es posible alinear el texto, elegir el espacio entre párrafos y el interlineado, incorporar elementos como imágenes, hipervínculos, encabezados y pies de páginas, saltos de página, formas, etcétera.
- Ofrecen además correctores ortográficos y diccionarios para buscar sinónimos o traducir palabras de un idioma a otro.
- Es posible insertar imágenes y gráficos dentro del mismo texto.
- También permiten la creación de tablas, realizar listas con numeración o viñetas.
Ejemplos de procesador de textos
En la actualidad, los procesadores de texto que más se utilizan son:
- Word, de Microsoft.
- NotePad.
- WordPad.
- OpenOffice.
- Wordperfect.
- KWord.
